Toute entreprise qui souhaite développer une activité commerciale est dans l’obligation de se procurer un extrait Kbis. Au même titre que tous les documents officiels, il est nécessaire à diverses démarches administratives.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
Comme vous devez le savoir, la création d’une entreprise passe par l’enregistrement au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS). Pour toute personne morale (société au statut SAS, EURL, SARL, etc.), l’extrait Kbis est le document qui atteste de cette adhésion. Pour une entreprise individuelle, dirigée par une personne physique et les micro-entrepreneurs, son équivalent est l’extrait K. Si vous vous enregistrez en tant qu’artisan, il vous sera délivré un extrait D1 (suite à l’adhésion au Répertoire des Métiers).
Il s’agit donc d’une pièce justificative qui présente les informations utiles au sujet d’une entreprise, notamment le nom de la société, sa raison sociale, son numéro d’identification, l’adresse du siège social, ses principales activités, le montant du capital social, les noms de ses dirigeants, etc.
Notez que les modifications ultérieures au sujet de l’entreprise y sont notées. Il en est de même lorsque celle-ci fait l’objet d’une procédure judiciaire.
Il permet également de démontrer la régularité d’une entreprise commerciale, à chaque fois que cela est nécessaire. À ce titre, l’extrait Kbis est un document que vous pourrez retirer auprès du greffe du tribunal de commerce. À la suite de votre régularisation au RCS, votre exemplaire original vous sera envoyé sous 7 jours ouvrables.
Pourquoi demander un extrait Kbis ?
Comme il a été mentionné précédemment, l’extrait Kbis est la preuve de l’existence d’une société. De ce fait, il est nécessaire à chaque fois qu’une entreprise souhaite effectuer une démarche administrative ou commerciale, que ce soit dans le domaine public ou privé. Il est également utile lors d’un contrôle, afin de démontrer la régularité de la société. En effet, effectuer une activité sans être enregistré dans le RCS représente un délit de dissimulation de travail. La sanction peut être une peine de prison ou le paiement d’une amende assez élevée.
Il est notamment indispensable dans les cas suivants :
– Répondre à un appel d’offres public. D’ailleurs, un dossier ne comportant pas ce document est irrecevable.
– Collaborer avec un établissement financier, notamment à l’ouverture d’un compte bancaire professionnel et à la demande d’un prêt. Il est également requis lors du déplacement des fonds de la société sur un compte courant.
– À la souscription d’une assurance responsabilité civile pour professionnels.
– Acheter du matériel ou des marchandises auprès d’un fournisseur ou à l’importation, pour démontrer la solvabilité de l’entreprise.
– Immatriculer un véhicule au nom de la société. À la vente du véhicule, l’extrait Kbis est également à associer au dossier pour que l’acquéreur puisse obtenir une carte grise en son nom.
– Rechercher un investisseur, car l’extrait Kbis est le document qui atteste de l’état de santé d’une société.
– À la vente de l’entreprise.
Notez qu’un exemplaire de moins de 3 mois est généralement nécessaire pour effectuer une transaction. L’objectif est de fournir un document à jour, dû aux changements qui peuvent s’opérer au sein d’une société. Il est donc recommandé de prévoir un envoi périodique auprès du greffe du tribunal de commerce.
Qui peut demander un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est un document public, mis à disposition de tous ceux qui souhaitent se renseigner au sujet d’une société. Il peut s’agir d’un concurrent, d’un investisseur, d’un fournisseur, etc. D’ailleurs, aucune autorisation de la part des dirigeants de celle-ci n’est requise. Pour cela, vous n’aurez qu’à fournir le nom de la société ou son numéro SIREN. Toutefois, notez que la demande est payante.
Un dirigeant d’entreprise (ou ses représentants légaux) peut également demander un extrait Kbis au nom de la société à des fins administratives. Cette démarche est gratuite sur les sites Infogreffe.fr et Monedium.fr.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Pour obtenir un extrait Kbis de votre société ou d’une autre entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
– S’adresser directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. En effet, seuls les greffes des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer ce document. Vous pouvez vous présenter au secrétariat du greffe ou envoyer un courrier. Vous pourrez ensuite récupérer l’extrait Kbis au guichet ou le recevoir par courrier. Il faut noter qu’à l’issue de toute constitution de société, le greffe délivre, par voie postale, au dirigeant le premier extrait Kbis de son entreprise. Pourtant, comme la validité de ce document n’est que de 3 mois, le chef d’entreprise aura sans doute besoin d’en demander un à l’avenir.
– Faire une demande en ligne sur le site d’Infogreffe, un portail national officiel qui regroupe les 134 greffes des tribunaux de commerce de France. Ce site officiel est accessible à toute personne intéressée. Vous y trouverez toutes les informations concernant les entreprises françaises immatriculées RCS. Pour faire une demande d’extrait Kbis sur ce site, entrez le nom, le numéro SIRET ou SIREN de l’entreprise concernée sur la barre de recherche. Par la suite, sélectionnez l’entreprise, allez sur l’onglet Extrait Kbis et choisissez le mode de transmission qui vous convient : mail, téléchargement ou courrier postal. Un système d’identification en ligne a été également mis en place sur le site MonIdenum afin de permettre aux chefs d’entreprise d’obtenir leur extrait Kbis en version numérique et cela, en tout temps. Pour ce faire, il faut envoyer une copie d’une pièce d’identité numérique sur le site pour activer l’identité numérique. Cela va permettre aux dirigeants de s’authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Bon à savoir : la demande en ligne n’est pas possible pour les entreprises dont le siège social est situé en Alsace, en Moselle ou en Guyane. Dans ces départements, il faut demander l’extrait Kbis auprès de la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.
La demande d’extrait de Kbis est-elle payante ou gratuite ?
Vous retrouverez ici toutes les informations nécessaires concernant le coût de la demande d’extrait Kbis. Toutefois, sachez que la demande est gratuite pour les représentants légaux de l’entreprise à condition qu’ils activent leur identité numérique sur MonIdenum. En effet, ce site va vérifier et faire le lien avec le nom du dirigeant mentionné sur l’extrait Kbis. Si les identités concordent, l’extrait Kbis en version numérique sera délivré gratuitement.
Il est important de savoir que l’extrait Kbis est un document accessible au public. Il est d’ailleurs mentionné plus haut que toute personne physique et morale ou association peut en faire la demande. Les tiers peuvent par exemple demander un extrait Kbis de leurs partenaires commerciaux. Pour cela, deux options sont possibles : soit s’adresser directement au greffe du tribunal de commerce, pour un retrait sur place ou se faire envoyer le document, soit faire une demande en ligne sur le site Infogreffe. Ces deux options sont toutes payantes, mais abordables : moins de 4 €.
Attention : de nombreux sites web délivrent des extraits Kbis à des prix élevés. Le plus sûr est d’effectuer votre demande auprès des organismes fiables et sécurisés tels que le greffe de Tribunal et de commerce, le site d’Infogreffe ou sur le MonIdenum.
Quelle est la durée d’obtention d’un extrait Kbis ?
Il est important de rappeler que vous ne devez faire la demande d’un extrait de Kbis qu’après avoir remis au greffe du tribunal de Commerce, le dossier de création de votre entreprise. Cette demande peut être effectuée au moment du dépôt de dossier. Ce dernier ainsi que votre demande seront donc traités en même temps. Dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables, vous allez recevoir par courrier quatre exemplaires d’extraits Kbis.
Cependant, ce délai peut se prolonger jusqu’à un mois en cas de vacances scolaires ou lors des périodes de fêtes. Pour faciliter l’obtention de votre extrait Kbis, vous pouvez solliciter les services d’un expert-comptable ou d’un formaliste. Non seulement ces professionnels vous accompagnent dans les démarches administratives, mais ils peuvent aussi vous garantir la réception de votre extrait Kbis dans les meilleurs délais.
Comme l’extrait Kbis est le document officiel qui prouve l’existence de votre entreprise aux yeux de la loi, vous ne pouvez donc pas commencer à exercer votre activité en l’absence de ce document. Toutefois, si vous êtes pressé, il est possible d’obtenir le Kbis provisoire contenant votre numéro d’immatriculation temporaire. La demande est à adresser au RCS 48 heures après le dépôt du dossier complet d’immatriculation. Si vous avez effectué une demande en ligne, le Kbis temporaire vous sera envoyé dans les 24 heures. En revanche, si vous avez opté pour un envoi par courriel, vous allez recevoir le document dans les trois jours. Jusqu’à l’obtention de la version définitive, vous allez pouvoir utiliser l’extrait Kbis provisoire dans le cadre de toutes vos démarches administratives. Tous les deux ont parfaitement la même valeur.
Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?
En principe, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité en raison des éventuels changements de la situation de votre entreprise : nom, statut, adresse, etc. Dans de tels cas, vous êtes tenu d’informer le RCS sur les modifications d’informations relatives à votre société. Ces informations seront contrôlées par le tribunal de Commerce. Si elles sont validées, le RCS procédera à la mise à jour de votre extrait Kbis original.
Toutefois, vous devez rester prudent au sujet de la validité de ce document. En effet, la plupart des organismes et des fournisseurs exigent un extrait Kbis de moins de 3 mois. De ce fait, il faut renouveler le vôtre tous les trimestres. En France, et précisément en Alsace et en Moselle, le Kbis est seulement valable pendant une durée de 3 mois à compter de sa réception. C’est le greffe du tribunal d’Instance du siège social de votre entreprise qui délivrera le document.